{"id":105,"date":"2009-02-25T14:04:37","date_gmt":"2009-02-25T13:04:37","guid":{"rendered":"http:\/\/www.sachaheck.net\/blog\/?p=105"},"modified":"2009-02-25T14:04:37","modified_gmt":"2009-02-25T13:04:37","slug":"indesign-serienbrief-und-etiketten-mit-der-datenzusammenfuhrung-data-merge","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sachaheck.net\/blog\/allgemeines\/indesign-serienbrief-und-etiketten-mit-der-datenzusammenfuhrung-data-merge","title":{"rendered":"InDesign: Serienbrief und Etiketten mit der Datenzusammenf\u00fchrung (Data Merge)"},"content":{"rendered":"

Zu den Funktionen in InDesign, die ein durchschnittlicher InDesign-Anwender eher selten nutzt, geh\u00f6rt zweifellos die Datenzusammenf\u00fchrung (engl.: Data Merge). Mit dieser Funktion die es ab CS2 gibt, kann man auf eine sehr einfache Weise automatisiert Dokumente erstellen im Stil von Serienbrief oder z.B. Etiketten. Dabei geht es bei der Datenzusammenf\u00fchrung nicht so technisch in die Tiefe wie z.B. beim richtigen Arbeiten mit XML in InDesign und kann deshalb von jedem eigentlich ohne weitere Probleme genutzt werden.<\/p>\n

Hier im folgenden ein Beispiel, wie man einfach bei einem Brief z.B. die Adressen automatisieren kann und danach ein Beispiel f\u00fcr Etiketten.<\/p>\n

Voraussetzung f\u00fcr die Datenzusammenf\u00fchrung ist ein Quelldokument mit allen Adressen die man braucht. Normalerweise liefert der Kunde da ein Excel-Dokument. Excel versteht die Datenzusammanf\u00fchrung jedoch nicht direkt. Man mu\u00df \u00fcber den Umweg CSV (Comma Separated Value) oder TXT (Tab delimited TeXT) gehen. Man \u00f6ffnet das Dokument einfach im Tabellenkalkulationsprogramm seiner Wahl (Excel oder die OpenSource Varianten wie OpenOffice oder NeoOffice) und sichert die Datei einfach als CSV-Dokument ab. Dabei sind die Exportoptionen wichtig zur korrekten \u00dcbernahme der Akzente und Sonderzeichen.<\/p>\n

\"01-neooffice_adressen\"
\nIn der ersten Zeile steht die Bezeichnung des Feldes selbst, z.B. Vorname, Name u.s.w. Da drunter folgt dann die ganze Liste. (\u00dcbrigens kann man auch hier in der Liste schon personalisierte Bilder festlegen die nachher automatisch mit importiert werden. Dazu mu\u00df die Bezeichnung des Feldes ein @-Zeichen sein. In der Liste dann mu\u00df der Pfad angegeben werden und zwar absolut also mit allen Unterverzeichnissen (au\u00dfer das Bild befindet sich im gleichen Ordner, dann reicht die Angabe des Bildes, z.B. Max.jpg. Auf Mac mit Doppelpunkten: Mac HD:Users:ich:Desktop \u2026 auf dem PC mit Schr\u00e4gstrichen C:\\Dokumente und Einstellungen\\ \u2026) Das vielleicht in einem sp\u00e4teren Beitrag genauer.<\/p>\n

\"02-save_as_csv_neooffice\"
\nBei den Exportoptionen sollte darauf geachtet werde, dass Unicode als Kodierung gew\u00e4hlt wird, damit alle Akzente und Umlaute korrekt \u00fcbernommen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

\"03-save_as_csv_options\"<\/p>\n

In InDesign \u00f6ffnet man dann sein Dokument, z.B. einen Brief und geht auf die Musterseite wo dann der Textrahmen platziert wird in den die Adressen nachher flie\u00dfen sollen. Jetzt die Palette \u00bbDatenzusammenf\u00fchrung\u00ab (Fenster \u2013 Automation) aufrufen. Hier nun den kleinen Pfeil anklicken um ins Palettenmen\u00fc zu kommen und hier \u00bbDatenquelle w\u00e4hlen\u00ab (Select Data Source) um die exportierte CSV-Datei rein zu laden. Achtung: Die Importoptionen anzeigen lassen! Hier sollte auch Unicode stehen und PC (wenn die Datei von Windows her kommt, und das kommt sie bei den Kunden meistens)<\/p>\n

\"04-datamerge_import\"
\nJetzt erscheinen die Daten in der Datenzusammenf\u00fchrungspalette (oder Panel ab CS3 ;-)
\n\"05-datamerge_importierte_daten\"<\/p>\n

Um die Daten jetzt ins Dokument zu kommen, reicht es in den Textrahmen zu klicken wo die Adresse zu stehen kommt so dass der Cursor blinkt. Jetzt einen Doppelklick auf den ersten Eintrag in der DZF-Palette machen, z.B. Vorname, dann Leerschlag und den Namen in der Palette doppelklicken. Dann Zeilenschaltung und die Adresse doppelklicken u.s.w. bis man alle Felder die benutzt werden sollen doppelgeklickt hat.
\n\"06-datamerge_taggen\"
\nJetzt \u2013 schon fast am Ziel angekommen \u2013 kann man in der DZF-Palette die Vorschau anschalten und man sieht schon wie das fertige Dokument dann aussehen wird. Um das Dokument zu erstellen braucht es dann nur noch einen Klick in die DZF-Palette, den Button ganz unten rechts. Einfach best\u00e4tigen und ein neues zusammengef\u00fchrtes Dokument wird erstellt.
\n\"07-datamerge_preview\"<\/p>\n

Wie aber mache ich nun Etiketten? Hierzu m\u00fcssen mehrere Datens\u00e4tze auf einer Seite platziert werden. Nun, man geht genau so vor wie beim Serienbrief, setzt einen Textrahmen auf die Musterseite und f\u00fcllt diesen mit den Platzhaltern durch Doppelklicken auf die Datens\u00e4tze in der Datenzusammenf\u00fchrungspalette. Wenn man jetzt das zusammengef\u00fchrte Dokument erstellen m\u00f6chte, gibt es in den Optionen die M\u00f6glichkeit auf \u00bbMultiple Records\u00ab umzustellen, also mehrere Datens\u00e4tze pro Seite. Das ist unsere Funktion.<\/p>\n

\"08-multiple_records\"<\/p>\n

Au\u00dferdem kann man hier die R\u00e4nder einstellen sowie den Abstand der verschiedenen Etiketten zueinander.<\/p>\n

\"09-multirecord_etiketten\"<\/p>\n

Jetzt nur noch best\u00e4tigen und das zusammengef\u00fchrte Dokument wird erstellt. Et voil\u00e0. Mit einer sehr hilfreichen InDesign-Funktion schon wieder mal viel Zeit gespart :-)<\/p>\n