InDesign: Barrierefreie PDFs erstellen

Einleitung

Barrierefreiheit (Accessibility) ist erst mal so ein Wort, das vielleicht einige Mediengestalter bereits gehört haben, womit man aber konkret nichts direkt anfangen kann. Was bedeutet Barrierefreiheit? Eigentlich versteht man darunter im Publishing, die Aufbereitung von Dokumenten, so »dass sie von jedem Menschen unabhängig von einer eventuell vorhandenen Behinderung uneingeschränkt benutzt werden können« (Wiki). Nun sind die Dokumente die wir tagtäglich designen ja vor allem fürs Auge gedacht. Man liest einen Artikel in der Zeitschrift, man liest ein eBook oder liest auf dem Internet irgendwelche Seiten, News u.s.w. Was aber, wenn man eine Sehschwäche hat oder gar blind ist oder geistig behindert …? Solche Leute können sich dann z.B. vom Computer Texte vorlesen lassen. Damit das aber zuverlässig funktioniert muß der Computer, der ja nur eine Maschine ist, die nötigen Infos bekommen in welcher Sprache er vorlesen muß, wie die Reihenfolge der Texte ist u.s.w. Man kann in InDesign eniges dafür tun, damit PDF-Dokumente korrekt vorgelesen werden können.

Beispiel

Im folgenden Beispiel wurde ein InDesign-Dokument einfach normal erstellt. Damit man sich mal ansehen kann, wie eine Maschine unser Dokument »sieht«, exportieren wir das Dokument ganz einfach mit Apfel (Strg) – E. Wichtig ist hier hauptsächlich, dass das Dokument getaggt wird. Wir erstellen kein PDF/X, da es ja nur fürs elektronische Publizieren bestimmt ist und wählen als Kompatibilität irgendwas in der Mitte, z.B. PDF-Version 1.5. Werden noch Hyperlinks oder Lesezeichen benutzt, sollte man diese Optionen natürlich ebenfalls aktiveren!

In Acrobat öffnen wir jetzt das exportierte PDF und holen uns die Palette »Tags« unter »View« – »Navigation Panels« (Anzeige – Navigationsfenster). Die Paletten »Tags« und »Order« sind wichtig. Wechselt man z.B. auf den Tab »Order«, zeigt Acrobat an wie die Maschine das PDF »sieht«:

Wir sehen hier z.B. die Lesereihenfolge, die nicht ganz richtig ist. Zuerst wird das Bild »gelesen«, danach der Titel und dann sofort die zweite Spalte anstatt die erste, dann die beiden unteren (ebenfalls falsche Reihenfolge) und erst am Schluss das Zitat oben. Dann kann man sich im » Tags«-Bedienfeld die verschiedenen Tags ansehen. Wenn das in InDesign nicht manuell geschehen ist, entstehen hier beim PDF-Export automatisch generierte Tags:

Man kann auch sozusagen einen Preflight machen der das Dokument auf Barrierefreiheit prüft, so wie es auch den Preflight für den Druck gibt. Diesen findet man im Menü »Advanced« – »Accessibility« – »Full Check«:

Dokument in InDesign vorbereiten

Ok, wir haben jetzt einen Überblick über die Tools in Acrobat. Was kann man nun konkret tun, um das Dokument von vorneherein in InDesign richtig anzulegen? Man könnte dazu folgende Punkte aufzählen (ohne Gewähr auf Vollständigkeit):

  • Fortlaufende Texte sollten möglich verkettet werden
  • Bilder im Text sollten verankert werden
  • Es sollte möglichst mit Absatz- und Zeichenformaten gearbeitet werden
  • Das Dokument muß getaggt und damit in eine XML-Struktur gebracht werden
  • Bilder müssen ein »Alternativ-Text«-Attribut erhalten
  • Hintergründe und ähnliches bekommen ein »Artifact«-Attribut

Tags und XML

Wie man in InDesign mit Absatz- und Zeichenformaten arbeitet, braucht hier hoffentlich nicht erläutert zu werden. Aber die Sache mit den Tags ist eher nicht so geläufig. Zwei Paletten sind hier wichtig: Das »Tags«-Bedienfeld das wir im Menü »Fenster« finden und das XML-Struktur-Fenster. Dieses öffnen wir einfach indem wir ganz links am Bildschirmrand auf die schmale Linie klicken. Dadurch öffnet sich links vom Hauptfenster das XML-Fenster:

Zuerst ist das Fenster leer und es befindet sich hier nur das Rootelement. D.h. wir müssen die XML-Struktur erst mal erstellen. Dazu gibt es  im Flyout-Menü der XML-Struktur die Funktion »Objekte ohne Tags hinzufügen« (Add untagged Items). InDesign erstellt nun selber eine XML-Struktur und fügt der Tag-Palette eine ganze Reihe Tags hinzu wie H1, H2, p u.s.w. die man aus HTML kennt.

Wenn man jetzt auf ein Objekt im Layout klickt, wird das Element in der XML-Ansicht unterstrichen. Im nächsten Schritt müssen wir InDesign nun sagen, welche Tags zu welchem XML-Element zugeordnet werden sollen. Aus dem Flyout-Menü der XML-Struktur wählen wir dazu »Tags zu Formaten zuordnen« (Map Styles to Tags). Hier sehen wir nun unsere Absatzformate und können diesen einen entsprechenden Tag zuweisen.

Lesereihenfolge ändern

Wie wir in der Einleitung gesehen haben, wird nicht alles in korrekter Lesereihenfolge dargestellt. Diesen Fehler kann man nun beheben indem man in der XML-Struktur die Elemente per Drag&Drop einfach verschiebt. Hier im Beispiel wird etwa das Zitat oben rechts direkt unter das Bild geschoben damit es direkt nach dem Bild gelesen wird:

Es ist auch nützlich, aus dem Flyout-Menü die Funktion »Textabschnitte anzeigen« (Show Text Snippets) zu aktivieren, damit man weiß welches Element man gerade bewegt. Punkto Navigation: Man sieht die Tags ebenfalls sehr gut in der Textansicht in die man per Apfel (Strg) + Y gelangt:

Bildattribute vergeben

Bilder und Grafiken müssen in einem barrierefreien PDF mit Alternativ-Text versehen werden da Blinde oder Leute mit Sehschwäche diese ja nicht sehen können. Stattdessen soll eine Beschreibung des Bildes vorgelesen werden. Man klickt dazu einmal auf das Bild, woraufhin das Element in der XML-Struktur unterstrichen wird. Ein Rechtsklick darauf und wir wählen »Neues Attribut«:

Als Name geben wir »Alt« ein (für Alternativ-Text) und als Wert unsere Beschreibung des Bildes:

Wichtig! Bilder die nur als Hintergrund verwendet werden und keinen wichtigen Bildinhalt haben, müssen wir mit dem »Artifact«-Tag versehen damit sie von Screenreadern ignoriert werden. Dazu gehören ebenfalls Seitenzahlen oder z.B. laufende Kolumentitel und ähnliches:

Bilder die im Text an einer bestimmten Position stehen, sollten auf jeden Fall verankert werden damit sie nachher möglichst in der richtigen Reihenfolge gelesen werden.

Metadaten eingeben

Ist zwar kein Muß für ein barrierefreies Dokument aber man sollte bei digitalen Dokumenten schon die Metadaten ausfüllen. Diese finden wir im Dokumenten-Info im Menü »Datei«:

PDF-Export

Jetzt sind wir bereit um unser Dokument zu exportieren. Wie anfangs schon erwähnt sollte die Acrobat-Kompatibilität mindestens auf Acrobat 5 stehen oder höher. Andere Wege die zum PDF führen wie z.B. via Distiller bzw. das Drucken-Menü kommen hier nicht in Frage, da die ganze Struktur und die interaktiven Elemente dabei verworfen werden. Das ist auch eines der Hauptargumente die gerne in Foren und Blogs z.B. angeführt werden für den direkten PDF-Export.

Man sollte bedenken, dass in einem digitalen Dokument wie wir eines erstellen, ebenfalls Dinge wie Hyperlinks zu anderen Seiten im Dokument oder zu Websites gesetzt werden können. Oder z.B. auch Lesezeichen die der Navigation im PDF dienen. All das kann die Navigation in unserem barrierefreien Dokument nacher erleichtern. Hier als Beispiel noch einmal die PDF-Export-Einstellungen die wir jetzt benutzen:

Nachbearbeitung in Acrobat

Sprache

Nach dem PDF-Export öffnen wir das Dokument in Acrobat und gehen in die Dokumenteigenschaften (Menü Datei) oder Apfel (Strg) + D und gehen zum Tab »Erweitert«. Hier müssen wir jetzt noch die Sprache einstellen in der das Dokument gelesen werden soll:

Festgelegte Struktur benutzen

Im nächsten Schritt sollten wir Acrobat noch mitteilen dass er sich an unsere Dokumentenstruktur halten soll die wir definiert haben. Dazu wählen wir in der Seitenpalette alle Seiten aus, machen einen Rechtsklick darauf und wählen »Seiteneigenschaften« (Page Properties):

Hier müssen wir nun auf »Dokument-Struktur benutzen« (Use Page Structure) schalten:

Schlusscheck

Okay, jetzt kommt das Finish: Die Endkontrolle ob’s geklappt hat. Dazu können wir in den Reflow-Modus schalten (Menü Anzeige – Zoom). Jetzt umbricht der Text ohne Rücksicht auf unser Layout. Auf manchen Mobilgeräten könnte das PDF z.B. so angezeigt werden oder aber auch für E-Books die via PDF-Format gelesen werden ist diese Funktion ein Muß. Und wenn wir im Vorfeld das Dokument nicht richtig getaggt haben, entsteht hier ein Desaster:

Die Reihenfolge stimmt so. Wir können das auch sehen indem wir einen Blick ins Bedienfeld »Order« werfen:

Am Schluss natürlich die Kontrolle ob eine Maschine den Text nun auch lesen kann. Wir wählen im Menü Anzeige – Sprachausgabe aktivieren.

Es gibt einige Fallen beim Erstellen von barrierefreien PDFs bzw. ist vieles nicht ganz automatisierbar. Beim Erstellen der oben gezeigten Beispiele war es etwa nicht trivial um zum optimalen Ergebnis zu gelangen. Manchmal muß man doch manuell die XML-Struktur noch bearbeiten oder nachher in Acrobat Feintuning vornehmen. Schwierigkeiten stellen auch noch Dinge dar wie Tabellen oder Formulare. In der Acrobat Hilfe von Adobe gibt es noch einen Haufen Hinweise dazu.