Zu den Funktionen in InDesign, die ein durchschnittlicher InDesign-Anwender eher selten nutzt, gehört zweifellos die Datenzusammenführung (engl.: Data Merge). Mit dieser Funktion die es ab CS2 gibt, kann man auf eine sehr einfache Weise automatisiert Dokumente erstellen im Stil von Serienbrief oder z.B. Etiketten. Dabei geht es bei der Datenzusammenführung nicht so technisch in die Tiefe wie z.B. beim richtigen Arbeiten mit XML in InDesign und kann deshalb von jedem eigentlich ohne weitere Probleme genutzt werden.
Hier im folgenden ein Beispiel, wie man einfach bei einem Brief z.B. die Adressen automatisieren kann und danach ein Beispiel für Etiketten.
Voraussetzung für die Datenzusammenführung ist ein Quelldokument mit allen Adressen die man braucht. Normalerweise liefert der Kunde da ein Excel-Dokument. Excel versteht die Datenzusammanführung jedoch nicht direkt. Man muß über den Umweg CSV (Comma Separated Value) oder TXT (Tab delimited TeXT) gehen. Man öffnet das Dokument einfach im Tabellenkalkulationsprogramm seiner Wahl (Excel oder die OpenSource Varianten wie OpenOffice oder NeoOffice) und sichert die Datei einfach als CSV-Dokument ab. Dabei sind die Exportoptionen wichtig zur korrekten Übernahme der Akzente und Sonderzeichen.
In der ersten Zeile steht die Bezeichnung des Feldes selbst, z.B. Vorname, Name u.s.w. Da drunter folgt dann die ganze Liste. (Übrigens kann man auch hier in der Liste schon personalisierte Bilder festlegen die nachher automatisch mit importiert werden. Dazu muß die Bezeichnung des Feldes ein @-Zeichen sein. In der Liste dann muß der Pfad angegeben werden und zwar absolut also mit allen Unterverzeichnissen (außer das Bild befindet sich im gleichen Ordner, dann reicht die Angabe des Bildes, z.B. Max.jpg. Auf Mac mit Doppelpunkten: Mac HD:Users:ich:Desktop … auf dem PC mit Schrägstrichen C:\Dokumente und Einstellungen\ …) Das vielleicht in einem späteren Beitrag genauer.
Bei den Exportoptionen sollte darauf geachtet werde, dass Unicode als Kodierung gewählt wird, damit alle Akzente und Umlaute korrekt übernommen werden können.
In InDesign öffnet man dann sein Dokument, z.B. einen Brief und geht auf die Musterseite wo dann der Textrahmen platziert wird in den die Adressen nachher fließen sollen. Jetzt die Palette »Datenzusammenführung« (Fenster – Automation) aufrufen. Hier nun den kleinen Pfeil anklicken um ins Palettenmenü zu kommen und hier »Datenquelle wählen« (Select Data Source) um die exportierte CSV-Datei rein zu laden. Achtung: Die Importoptionen anzeigen lassen! Hier sollte auch Unicode stehen und PC (wenn die Datei von Windows her kommt, und das kommt sie bei den Kunden meistens)
Jetzt erscheinen die Daten in der Datenzusammenführungspalette (oder Panel ab CS3 ;-)
Um die Daten jetzt ins Dokument zu kommen, reicht es in den Textrahmen zu klicken wo die Adresse zu stehen kommt so dass der Cursor blinkt. Jetzt einen Doppelklick auf den ersten Eintrag in der DZF-Palette machen, z.B. Vorname, dann Leerschlag und den Namen in der Palette doppelklicken. Dann Zeilenschaltung und die Adresse doppelklicken u.s.w. bis man alle Felder die benutzt werden sollen doppelgeklickt hat.
Jetzt – schon fast am Ziel angekommen – kann man in der DZF-Palette die Vorschau anschalten und man sieht schon wie das fertige Dokument dann aussehen wird. Um das Dokument zu erstellen braucht es dann nur noch einen Klick in die DZF-Palette, den Button ganz unten rechts. Einfach bestätigen und ein neues zusammengeführtes Dokument wird erstellt.
Wie aber mache ich nun Etiketten? Hierzu müssen mehrere Datensätze auf einer Seite platziert werden. Nun, man geht genau so vor wie beim Serienbrief, setzt einen Textrahmen auf die Musterseite und füllt diesen mit den Platzhaltern durch Doppelklicken auf die Datensätze in der Datenzusammenführungspalette. Wenn man jetzt das zusammengeführte Dokument erstellen möchte, gibt es in den Optionen die Möglichkeit auf »Multiple Records« umzustellen, also mehrere Datensätze pro Seite. Das ist unsere Funktion.
Außerdem kann man hier die Ränder einstellen sowie den Abstand der verschiedenen Etiketten zueinander.
Jetzt nur noch bestätigen und das zusammengeführte Dokument wird erstellt. Et voilà. Mit einer sehr hilfreichen InDesign-Funktion schon wieder mal viel Zeit gespart :-)
Ähnliche Artikel:
Hallo noch mal…
Ich habe den Abstand zwischen den Spalten tatsächlich nur um o,o3 mm verringert und schon passt es. Vielen Dank für die schnelle Antwort! Mußte doch mal eben schnell berichten… mit den paar Millimeter-Bruchteilen können sowohl die Kundin als auch ich prima leben. ;-)
Steffi
Hallo Steffi,
Danke fürs Bloglesen. Der Artikel ist auch für mich immer wieder eine Gedächtnisstütze muß ich sagen ;) Dein Problem mit den Spalten hatte ich auch schon mal. Obwohl theoretisch genug Platz ist für eine weitere Spalte, will InDesign irgendwie nicht. Versuche die Ränder etwas kleiner zu stellen und so InDesign mehr Platz zur Verfügung zu geben. Bzw. ein ganz klein wenig den Spaltenabstand verringern und es sollte rein passen. Anscheinend braucht ID etwas mehr Spielraum als für richtig nötig wäre ;) Hoffe du krigest das hin.
Gruß,
Sacha
Hallo! Erst mal – super Tutorial, schnell und unkompliziert. ich habe das schon mal gemacht, ist aber was her und so wurde mein Wissen wieder aus den Tiefen meines gedächtnisses hervorgekramt. ;-)
Ich habe eine Frage: Aktuell arbeite ich an einem Projekt, wo hunderte von Adressen in einem Dokument in ein Layout eingefügt werden sollen. Mein Layout sieht drei Spalten vor, aber über diese Automatisierung erzeugt leider nur zwei Spalten, obwohl Platz für eine dritte Spalte wäre, immerhin habe ich Ränder und abstände ja so angegeben… Kann ich das Problem lösen oder sind generell nur zwei Spalten möglich?
Vielen Dank!
Sehr gut ;) Willkommen bei HDS!
Vielen Dank!
ich habe mich dort mal gemeldet.
Ich hoffe es gibt ein passendes skript/Plug-in.
grüsse Cyril
Hallo Cyril,
Freut mich dass das Tutorial helfen konnte. So wie du dir in deinem Fall allerdings die Personalisierung vorstellst und beschreibst ist das mit InDesign nicht möglich. Die Datenzusammenführungsfunktion ist auch schon seit CS2 glaub ich nicht mehr weiterentwickelt worden. Schade, weil solche Anforderungen wären interessant. Ich denke, das was du willst ist wenn, dann nur mit einem angepassten Skript möglich oder via Personalisierungs-Plug-in. Mit Bordmitteln kann ich mir da nichts vorstellen. Vielleicht kannst du die Frage mal im HDS Forum stellen (http://www.hilfdirselbst.ch/gforum/gforum.cgi?forum=4;)
Gruß,
Sacha
Super! hat mir sehr geholfen!
Ich möchte eine 8-Seitige broschüre erstellen wo auf der ersten Seite und auf einer Innenseite die Personalisierung vorkommt.
Da ich aber etwa 800 verschiedene Namen habe kann ich schlecht ein Dokument mit soo vielen Seiten machen und dazu noch Broschüre…
Wie kann man die Personalisierung im InDesign CS5 so lösen dass erst am Schluss beim schicken zum Drucker die Daten von der Excel-Tabelle nimmt und dies alles in eine Master-Datei nimmt.
So dass ich einmal eine datei mit der Broschüre habe, und dort wo die Adressen kommen sind diese Platzhalter und erst beim Ausdrucken werden diese mit den Daten der Excel Datei ersetzt und einzelne Broschüren ausgedruckt?
Ich danke für eure Hilfe!
Gruss
Cyril
Hallo Manuela,
Danke :) Ja, tatsächlich ist dieser Artikel einer der meist gelesenen hier. Ich hab auch schon an einen Flattr-Button gedacht aber nachdem ich einige Erfahrungsberichte anderer Blogger gelesen habe, bin ich nicht allzu überzeugt davon … Mal sehn ;) Einen PayPal Donate Button wäre auch ne Idee ;-)
Viele Grüße,
Sacha
1a-Tutorial – hat mir grad viel Zeit gespart – vielen Dank! Wo ist der flattr-Button? :)
Hallo Alex,
Ja stimmt, das hatte ich auch schon mal. Da hilft es i.d.R. einfach z.B. deine Seitenränder ganz klein wenig zu verkleinern, bzw. deine Textbox in der Höhe. Da reicht ein halber mm z.B. Versuch das mal, dann müsstest du in der Vorschau schon sehen dass deine zehn Nutzen jetzt drauf passen.
Viele Grüße,
Sacha
Ich möchte Etiketten erstellen. Es klappt alles hervorragend, bis auf folgenden Punkt: auf mein Dokument müssen 10 Nutzen passen (2 nebeneinander, 5 untereinander). Bei der Datenzusammenführung gibt er mir auch die verschiedenen Namen an, aber leider steht das Etikett nur 4x untereinander und nebendran steht nichts, ich habe also nur 4 Nutzen auf dem Dokument…. Kann mir mal jemand helfen?
Hallo,
Also die Datenzusammenführung ist ein relativ einfacher Mechanismus. Es gibt
bei der Zusammenführung des Dokuments die Option »Leerzeilen für leere Felder
entfernen«. Das befindet sich im dritten Reiter bei den Optionen. Versuche da
mal ein Häkchen zu setzen. Bei einem Test funktioniert das allerdings nur bedingt …
Doppelte Leerzeichen die entstehen müssen danach per Suchen/Ersetzen entfernt
werden. Du kannst auch nachträglich nach doppelten Absätzen suchen lassen und
durch ein Absatzzeichen ersetzen: Suche: ^p^p, ersetzen durch: ^p
Vielleicht hilft das ja?
Meine Frage: ich habe Adressdaten. Einige davon nur mit Namen, Postleitzahl und Stadt. Andere noch mit Strasse. Wie kann ich nun verhindern, dass es bei ersteren trotzdem keine Leerzeilen gibt? Ist das überhaupt möglich, oder muss ich dazu 2 Doks machen?
Vielen Dank für jede Antwort!
Hallo Sacha
Danke für deine Tipps.
Es hat nun geklappt. Ich glaube jedoch, es lag am InDesign Dokument. Nach dem ich dieses nochmals komplett neu erstellt hatte, hat es einwandfrei geklappt.
Gruss
Evelyn
Hallo Evelyn,
Du sagst, die Vorschau wird richtig dargestellt? D.h. hier siehst du verschiedene Namen oder fällt hier auch schon auf, dass 10x der gleiche Name platziert wird? Mein erster Gedanke war, dass du vielleicht auf der Musterseite mehrere Textrahmen platziert hast. Es sollte wirklich nur ein Textrahmen auf der Musterseite platziert werden. Die restlichen Textrahmen werden von InDesign automatisch platziert bei der Zusammenführung.
Warum InDesign mittendrin anfängt kann ich nicht direkt sagen. Die Ausgangsdatei sollte auf jeden Fall akribisch sauber sein, damit ID gut damit klar kommt. Also möglichst so wie im ersten Screenshot dargestellt. Vielleicht checkst du die Excel-Datei noch mal daraufhin?
Gruß,
Sacha
Vielen Dank für die ausführliche Anleitung.
@Christian: ein Strichpunkt (“;”) erhältst du unter Windows, weil dies bei deinen Sprachoptionen so eingestellt ist. Dies kannst du generell in den Systemeinstelungen ändern
@Sacha: Ich biin gerade daran Namensschilder zu machen (analog deiner Anleitung Etiketten). Die Vorschau wird jeweils richtig dargestellt. Pro Seite ca. 10 Namensschilder mit Vorname, Name und Firma. Aber wenn ich dann das ganze von InDesign ausführen lasse, kommt immer derselbe Name auf eine Seite (also 10x Hans Muster, Musterfirma). Zudem scheint die InDesign nicht oben in meiner CSV-Datei sondern irgendwo mittendrin zu beginnen.
An was kann das liegen?
Gruss
Evelyn
Hallo Christian,
Ok, das freut mich. Als ich die Anleitung schrieb, hatte ich schon einige Versuche hinter mit der Datenzusammenführung und manchmal klappte es und manchmal nicht. Vor allem die Zeichenkodierung machte Probleme. Bis ich mich dran setzte und das Ganze mit verschiedenen Einstellungen testete und andere Blogeinträge dazu las. Um meine Erkenntis selbst jeder Zeit nachschlagen zu können, entstand der Blogpost ;-)
Stimmt, wenn die Excel-Datei nicht hundertprozent sauber ist, funktioniert’s in InDesign schon nicht mehr …
Gruß,
Sacha
Super, danke! :-)
Nach dem Speichern der Excel-Tabelle (unter Win) als .csv musste ich zwar dann mit einem Text-Editor die von excel abgespeicherten “;” durch Kommas ersetzen, danach funktionierte deine Anleitung aber perfekt!
Beste Grüsse
Christian